Assistant administratif (m/f) (réf. E00031458)

Statut : Employé de l'État

Qui recrute ?

Missions

• Effectuer différentes tâches administratives et d'organisation afin d'assister une unité organisationnelle et les gestionnaires dans le domaine concerné et supporter ceux-ci dans l'exécution des tâches quotidiennes.

• Rédiger des documents : préparer des comptes rendus, des notes de service, des lettres officielles, des rapports, etc.;
• Gérer le courrier : réceptionner, trier, enregistrer et distribuer les courriers entrants et sortants;
• Support logistique : organiser des événements, des réunions, gérer des agendas et assister la direction dans ses tâches quotidiennes;
• Gérer le budget : faire le suivi des dépenses, préparer les rapports financiers, traiter les factures;
• Faire le suivi des dossiers : classer, archiver et gérer des dossiers administratifs et juridiques.

Profil

Compétences techniques

• Savoir travailler avec Excel et Word;
• Savoir utiliser les autres outils informatiques mis en place par l'administration, dont la gestion électronique de documents;
• Savoir travailler avec un Intranet ainsi qu'avec une plateforme d'échange (technologie SharePoint);
• Savoir utiliser les supports destinés à soutenir et à accompagner les différents processus dans les différents domaines d'activités de la fonction (questionnaires, test, diagnostics, check-lists, indicateurs de contrôle).

Compétences comportementales

• Planifier le travail et gérer les imprévus;
• S’organiser en fixant les priorités;
• Communiquer clairement à l’écrit et à l’oral;
• Être à l’écoute et s’intéresser à son interlocuteur;
• S’auto-développer et se remettre en question de façon régulière;
• Disposer de bonnes capacités d'analyse et d’un esprit de synthèse;
• Savoir travailler de manière méthodique.

Atouts

• Connaissances du logiciel SAP

Conditions d’admission

Poste d'employé de l'État

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Diplômes

Vous êtes détenteur soit du diplôme luxembourgeois de fin d’études secondaires, soit du diplôme luxembourgeois de fin d’études secondaires techniques, soit d’un certificat sanctionnant des études reconnues équivalentes.

Langues

Vous répondez aux exigences des connaissances de 3 langues administratives pour le groupe d'indemnité B1.

Nationalité

Vous avez la nationalité luxembourgeoise.