Participatiebaan: Administratief Ondersteuner Ambtelijk Secretaris

Hogeschool Inholland is op zoek naar een nieuwe collega die ons team komt versterken in de ondersteuning van onze onderwijsprocessen. Ben jij georganiseerd, nauwkeurig en vind je het leuk om bij te dragen aan het soepel laten verlopen van administratieve en organisatorische processen? Dan is deze functie iets voor jou!

Het team waar jij deel vanuit gaat maken, werkt voornamelijk vanuit huis. Voor jou is het mogelijk om zowel thuis als op locatie te werken. Op locatie zijn er geen vaste werkplekken, maar je kunt wel een ruimte boeken, waar je soms samen met 1 of 2 anderen werkt. De werkplek bevindt zich op een school, dus er zijn veel studenten en collega’s in het gebouw aanwezig, wat voor prikkels kan zorgen. In je eigen werkruimte kun je echter rustig werken. Contact met studenten is er alleen via e-mail, terwijl je regelmatig met collega's uit het team communiceert via Teams, de mail of telefoon. Je werkt in eerste instantie 3 dagen van 4 uur per dag, met flexibele werkdagen, zoals maandag, dinsdag, donderdag of maandag, woensdag, donderdag. De werktijden en begintijden worden in overleg afgestemd, met een start ergens in de ochtend. In de toekomst kan het aantal uren uitbreiden naar 16 uur per week, als beide partijen hiermee akkoord gaan. Er is ruimte voor flexibele pauzes en werktijden, in overleg met jouw werkbegeleider.

In overleg en afhankelijk van jouw ervaring en inbreng, kun je bijdragen aan de volgende werkzaamheden:

Diploma- en studieprocesadministratie: Je houdt overzicht over de workflow en verwerkt dagelijks aanvragen voor diploma’s en propedeuses.

E-mailbeheer: Je categoriseert en structureert dagelijks de binnenkomende e-mails.

Studentregistratie: Je voert gegevens in en controleert deze in onze systemen, bijvoorbeeld voor intakeprocessen.

Notulen en documentenbeheer: Je redigeert maandelijks de notulen van opleidingscommissies en zorgt dat deze correct worden opgenomen in ons interne systeem.

Overzichten en rapportages: Je stelt periodieke overzichten op van studieresultaten en zorgt voor een duidelijke rapportage per periode.

Mandaten en machtigingen: Je ondersteunt bij het opstellen van mandaten, vooral aan het begin van een nieuw studiejaar.

Overzicht examencommissie: Je houdt bij welke studenten bij de examencommissie worden gehoord vanwege het niet voldoen aan de aanwezigheids- en participatieverplichting.

Beleidsdocumenten: Je stelt brieven en overzichten op, zoals instemmingsbrieven voor het onderwijs- en examenreglement (OER).

Vergaderplanning: Je plant vergaderingen en zorgt voor agenda’s en jaarkalenders voor betrokken teams en commissies.

Voorbereiden van formulieren: Je ondersteunt de examencommissies door formulieren en documenten op te stellen en te beheren.