Afdelingshoofd Semi-statisch Informatiebeheer

Wat ga je doen?

Werken bij het ministerie van Defensie maar niet als militair?

Word Hoofd Semi-statisch Informatiebeheer.

Als je kiest voor een baan bij Defensie, dan kies je voor maatschappelijk relevant werk. Je draagt echt iets bij aan een veilig Nederland.

Naast ongeveer 42 duizend beroepsmilitairen en reservisten werken er ook nog zo’n 22 duizend burgers bij Defensie. Wil jij in je eigen vakgebied als burger bijdragen aan een professionele defensieorganisatie en daarmee aan vrede en veiligheid in binnen- en buitenland?

Als Hoofd Semi-statisch Informatiebeheer (SIB) ben je verantwoordelijk voor het beheren en doorontwikkelen van de sectie en de hierbij horende procedures en instrumenten binnen de afdeling Informatiebeheer. Je hebt een belangrijke leidinggevende taak, waarbij je op een mensgerichte, omgevingsbewuste en daadkrachtige manier leiding geeft.

Wat ga je doen?
Hoe zorgen we ervoor dat we overgaan van analoge naar digitale archiefvorming c.q. bewerking en wat is er voor nodig om onze mensen deze omslag te laten maken? Wat moet er gebeuren om dossiers tijdens deze omslag toegankelijk te houden, want de winkel moet natuurlijk openblijven? Als Hoofd Semi-statisch Informatiebeheer zorg jij ervoor dat deze uitdagingen worden opgepakt en omgezet in kansen. Hiermee draag jij bij aan het klaarstomen van een toekomstbestendige SIB organisatie.

Als Hoofd Semi-statisch Informatiebeheer (SIB) geef je leiding aan de 2 teamleiders van de afdeling en ben je verantwoordelijk voor de uitvoering en ontwikkeling van de gehele bedrijfsvoering van de afdeling. De vele aspecten zoals beveiliging, de waarde van cultureel erfgoed, dienstverlening, informatieverstrekking, AVG, WOB, openbaarheid, personele ontwikkeling, ARBO, BHV, huisvesting, maar ook en zeker niet als laatst omgevingsbewustzijn zijn vanzelfsprekend onderdeel van jouw bagage. Deze aspecten maken dat de functie naast verantwoordelijkheid ook een grote mate van dynamiek heeft. Als je dat een uitdaging vindt en je ervan overtuigd bent dat je dit kan, is dit jouw kans om er iets moois van te maken.

SIB heeft de cruciale informatie van de gehele defensieorganisatie in beheer. Dat maakt dat de term semi-statisch een andere lading heeft en veel dichter bij maatschappelijke ontwikkelingen staat dan op het eerste oog verwacht.

Je bent verantwoordelijk voor het beheer van de aan de afdeling toevertrouwde informatiebronnen en het, onder voorwaarden, verstrekken van informatie hieruit aan diverse partijen zowel in- als extern Defensie.

Een belangrijke taak van de afdeling is het selecteren en bewerken van informatie die in aanmerking komt voor overbrenging naar het Nationaal Archief. Informatie die daar niet voor in aanmerking komt moet vernietigd worden binnen de daarvoor geldende termijn conform de (Generieke) Selectielijst Defensie. Tijdens bewerking en in de beheerperiode moet de in beheer zijnde informatie toegankelijk en beschikbaar blijven voor de bedrijfsvoering van Defensie.

Tot slot draag je zorg voor het verhogen van de kwaliteit en effectiviteit van het informatiebeheer als kennis- en informatiecentrum door deel te nemen aan in- en externe overlegorganen, het volgen van ontwikkelingen binnen het vakgebied, het integraal bereiken van afstemming in werkprocessen en het leveren van een bijdrage aan het kwaliteitsbeleid in de vorm van adviezen en rapportages.

Wie zoeken we

Wat vragen we?

• Je bent in het bezit van een afgeronde HBO opleiding (bij voorkeur in de richting van Informatiebeheer of –management).
• Je hebt minimaal 3 jaar leidinggevende ervaring. Als leidinggevende ben je een motivator en geef je vertrouwen.
• Je hebt brede ervaring, zowel op uitvoerend als op staf/beleidsniveau.
• Je hebt ervaring met het (her)ontwerpen van processen en in een projectomgeving.
• Je hebt kennis van documentaire informatievoorziening en van relevante delen van de wet- en regelgeving.
• Je hebt kennis van de werkvelden van Defensie waarvoor de archieven worden beheerd.
• Je hebt kennis van bedrijfsvoeringprocessen van het informatiebeheer algemeen en de afdeling in het bijzonder.
• Je hebt kennis van informatica i.v.m. voortschrijdende digitalisering van informatie opslag- en voorziening.
• Je beschikt over de vaardigheid om de informatiebehoefte bij gebruikers vast te stellen.
• Je kunt organisatiegegevens analyseren en adviezen en managementinformatie opstellen en verstrekken.

• Conceptualiseren

Het opbouwen van denkkaders of modellen en het formuleren van denkbeelden, ideeën of concepten.

• Integriteit

Het handelen naar eer en geweten, met besef van de normen en waarden van de organisatie en de samenleving in het algemeen. Het daarop aanspreekbaar zijn en het aanspreken van anderen hierop.

• Overtuigingskracht

Het zodanig beïnvloeden van anderen dat zij enthousiast worden of hun mening of houding aanpassen/wijzigen.

• Besluitvaardigheid

Het doeltreffend en op het juiste moment beslissingen nemen.

• Resultaatgerichtheid

Het gericht zijn op het realiseren van doelstellingen en resultaten.

• Delegeren

Het toedelen van verantwoordelijkheden en beslissingsbevoegdheden aan anderen en het tonen van terecht vertrouwen in anderen.

Wij zijn op zoek naar een echte teamplayer die doelgericht te werk gaat, maar wel ervoor zorgt dat het eigenaarschap bij de medewerkers blijft. Je hebt goede communicatieve vaardigheden, bent omgevingsbewust en mensgericht, hebt een visie op het informatiebeheer en functioneert afdeling overstijgend. Daarnaast ben je flexibel en beweeg je je diagonaal door de organisatie.

Jij bent een echte initiatiefnemer en een aanpakker: je laat je niet gek maken en bent prima in staat om knopen door te hakken. Wij geven mooie kansen om je te kunnen ontwikkelen, maar verwachten uiteraard een stevige eigen inbreng.

Herken je jezelf in dit profiel, maar twijfel je of je aan de eisen voldoet? Neem gerust contact op met de vacaturehouder.

Dit krijg je van ons

Salarisniveau schaal 11
Minimum salaris: €4.550 bruto per maand
Maximum salaris: €6.250 bruto per maand
Contractduur Het betreft een tijdelijke aanstelling met uitzicht op vast
Aantal uren per week 38
Plaats Rijswijk, Zuid-Holland

Overige arbeidsvoorwaarden

Hoe leuk het werken bij Defensie ook is, wij vinden het ook belangrijk dat je dit met jouw privéleven kunt combineren. Diverse verlofregelingen (bijvoorbeeld 75% betaald ouderschapsverlof) en flexibele werktijden dragen bij aan een goede balans. En als dat niet genoeg is, dan is het ook nog mogelijk je werktijd (tijdelijk) enkele uren per week te verkorten en extra verlofuren en/of ADV-uren op te bouwen.

Defensie hecht sterk aan persoonlijke groei en kent goede studiefaciliteiten, hierdoor sta je nooit stil. Je krijgt alle ruimte om jezelf te ontwikkelen en door te groeien.

Buiten het salaris en vakantiegeld kun je rekenen op een eindejaarsuitkering van 8,3%, de zogeheten dertiende maand. Naast een pensioenregeling bij het ABP ontvang je maandelijks een tegemoetkoming voor woon-werkverkeer of kun je onder gunstige voorwaarden kiezen voor een OV-abonnement met onbeperkt reizen door heel Nederland.

De organisatie Ministerie van Defensie

Defensie zet zich in voor de belangen, welvaart en vrijheid van Nederland. We zijn dagelijks actief in binnen- en buitenland. Onze wereldwijde inzet versterkt de internationale samenwerking en zorgt ervoor dat mensen zich in vrijheid kunnen ontplooien. Nu en in de toekomst.

Bij het ministerie van Defensie werken ongeveer 71.000 mensen direct en indirect aan vrede en veiligheid. Het ministerie bestaat uit het Commando Materieel & IT (COMMIT), de Bestuursstaf (het departement), de Koninklijke Marine, de Koninklijke Landmacht, de Koninklijke Luchtmacht, de Koninklijke Marechaussee, het Defensie Ondersteuningscommando (DOSCO).

De afdeling JIVC BEHEER

Waar ga je werken?
Bij het ministerie van Defensie werken ongeveer 60.000 mensen direct en indirect aan vrede en veiligheid. Het ministerie bestaat uit de Bestuursstaf (het departement), de Koninklijke Marine, de Koninklijke Landmacht, de Koninklijke Luchtmacht, de Koninklijke Marechaussee, het Defensie Ondersteuningscommando (DOSCO) en de Commando Materieel en IT (COMMIT).

Defensie is een van de grootste werkgevers van Nederland en vertoont overeenkomsten met een groot bedrijf. De operationele commando's (zee-, land- en luchtstrijdkrachten), de Marechaussee, het DOSCO en de COMMIT lijken op werkmaatschappijen.

Joint Informatievoorzieningscommando (JIVC)
Het Joint informatievoorzieningscommando (JIVC) van COMMIT is hét IT-bedrijf en dé leverancier van IV-gerelateerde producten en diensten voor Defensie, zowel voor operationele, bestuurlijke als ondersteunende processen. Het JIVC levert daarmee een substantiële bijdrage aan het voortzettingsvermogen van de krijgsmacht. Het JIVC is tevens het kenniscentrum voor vorming van IV-beleid en bedrijfsvoering en geeft in die hoedanigheid adviezen aan beleidsmakers, opdrachtgevers en klanten.

De afdeling Informatie Beheer (IB) is ondergebracht binnen het JIVC

De afdeling Informatiebeheer (IB)
Je komt te werken op de afdeling Informatiebeheer (IB), dit is onderdeel van het JIVC. Deze afdeling ontzorgt de defensieonderdelen met het beheer van de informatiehuishouding. IB is onder de verantwoordelijkheid van de defensieonderdelen, belast met het voorbereiden, documenteren, leveren en verwijderen van informatie. Op strategisch/beleidsmatig niveau ondersteunt IB rechtstreeks de Chief Information Officer (CIO) in haar rol van beleidsverantwoordelijke Documentaire Informatie (DI). De afdeling Informatiebeheer heeft 254 VTE en bestaat uit het Hoofd en de afdelingen Dynamisch Informatiebeheer (DIB), Advies, Instrumenten en Functioneelbeheer (AIF), het BedrijfsBureau (BB) Publicatie- en Documentatiebeheer (PDB) en Semi-statisch Informatiebeheer (SIB). Voor de laatstgenoemde afdeling zoeken wij een afdelingshoofd.

De afdeling Semi-statisch Informatiebeheer (SIB) bestaat uit 57 VTE’n en beheert zowel de papieren als de digitale archiefwaardige informatie van Defensie, handelt informatieverzoeken met betrekking tot deze archieven af en fungeert als kenniscentrum voor complexe archiefvraagstukken. Dit alles binnen de wettelijke kaders. De afdeling is momenteel bezig met de omvorming van een organisatie die van oudsher papieren archieven beheert, naar een organisatie die klaar is voor de toekomst waarin het informatiebeheer vooral digitaal zal zijn.

De standplaats voor deze vacature is Rijswijk.

Bijzonderheden

Visie
Het Commando Materieel & IT (COMMIT) ondersteunt de transitie naar een informatiegestuurde en technologisch hoogwaardige krijgsmacht met het beste materieel en de beste IT. Ons COMMITment is groot om de cruciale rol te versterken als strategisch partner van de Commandant der Strijdkrachten, van de operationele onderdelen en van internationale partners. COMMIT vergroot de impact van de ondersteuning door een integrale en innovatieve aanpak van materieel- en IT-projecten, (wapen)systeemmanagement en ketenlogistiek.

Wij investeren in de kwaliteit van onze mensen en de flexibiliteit en diversiteit van het personeelsbestand. De belangrijkste capaciteiten van COMMIT zijn de kennis en ervaring van ons personeel. Om de krijgsmacht sneller te voorzien van materieel en IT zetten wij naast technologische innovatie in op proces- en sociale innovatie op het gebied van projectvoering, inkoop en afstoting van defensiematerieel en personele en logistieke ondersteuning.

Het uitvoeren van innovatieve projecten vraagt om meer samenwerking met het bedrijfsleven, kennisinstituten en andere overheidsorganisaties en maatschappelijke instanties. Onder de vlag van C-COMMIT als National Armaments Director (NAD) ontwikkelen en versterken wij ook de internationale samenwerking op het gebied van materieel en IT (NAVO, EU, multinationaal en bilateraal).

Missie
COMMIT levert de krijgsmacht het beste materieel en de beste IT.