AGENT ADMINISTRATIF OU AGENTE ADMINISTRATIVE

Par son positionnement transversal et son expertise, la Centrale municipale d'achat et d'impression (CMAI) est l'interlocutrice de l'ensemble de l'administration pour diverses problématiques liées aux achats, aux impressions et aux assurances. L'Unité administration, composée de 9 collaborateurs et collaboratrices, apporte un soutien administratif au service, notamment dans le cadre des procédures de mises en concurrence et de marchés publics, mais aussi pour le suivi des contrats en vigueur, y compris dans le secteur des nettoyages. Afin de renforcer son équipe, la CMAI recherche un ou une AGENT ADMINISTRATIF OU AGENTE ADMINISTRATIVE à 50%

Votre mission et vos responsabilités

Au sein de l'Unité administration, vous participez aux tâches administratives dans le domaine des appels d'offres et des nettoyages, vous renseignez des bases de données (suivi des stocks, des commandes et des fichiers) et vous répondez aux appels téléphoniques, selon les procédures en vigueur. À ce titre, vous contribuez à la mise à jour des fichiers administratifs et envoyez, sur la base de modèles, des lettres-types et des courriels. Vous garantissez le suivi des réponses. Vous contrôlez et traitez les factures fournisseurs et participez à l'établissement des bons de commande pour le secteur du nettoyage. Vous assurez également le classement et l'archivage des documents. A l'aise en orthographe et avec les fonctionnalités de calcul Excel, vous assurez la relecture et la mise en page des dossiers d'appels d'offres. Vous exécutez diverses tâches administratives utiles au bon fonctionnement du service, à la demande de votre hiérarchie.

Votre profil

Vous êtes titulaire d'un CFC d'employé de commerce, d'une maturité professionnelle ou d'un titre jugé équivalent. Vous bénéficiez d'au moins 3 ans d'expérience dans une fonction similaire au sein d'une administration publique. Une expérience dans le domaine des nettoyages et/ou des marchés publics constitue un atout. Vous maîtrisez les outils informatiques courants (Word, Excel, Outlook) et idéalement, vous êtes déjà familiarisé-e avec le logiciel SAP. Disponible pour un emploi à mi-temps, avec un horaire matinal, vous avez une excellente maîtrise du français, aussi bien à l'oral qu'à l'écrit. Vous êtes capable de travailler de manière autonome tout en collaborant efficacement en équipe. Votre adaptabilité vous permet de vous comporter de façon respectueuse et appropriée avec des interlocuteurs variés et dans diverses situations. Reconnu-e pour votre calme, votre rigueur et votre sens de l'organisation, vous faites preuve d'une grande précision dans votre travail. Votre flexibilité et votre capacité à respecter les consignes établies par l'administration assurent un accomplissement efficace de vos missions. Orienté-e vers la qualité et la recherche de solutions, vous veillez à fournir un travail soigné et conforme aux attentes. Dans le cadre de sa politique d'égalité entre femmes et hommes, la Ville de Genève souhaite promouvoir la mixité dans tous les services de l'administration. Vous êtes domicilié-e dans le canton de Genève ou dans la zone de domiciliation autorisée.

Conditions et procédure d'inscription

Soucieuse de développement durable, la Ville demande que les postulations lui soient adressées de préférence sous forme électronique. Les conditions de postulation et d'engagement sont disponibles à l'adresse suivante : www.geneve.ch/emploi. Les dossiers incomplets ou ne correspondant pas aux exigences du poste ne seront pas retenus.

Tous les postes de l'administration municipale sont ouverts tant aux femmes qu'aux hommes, selon les objectifs de la politique de promotion de l'égalité entre femmes et hommes poursuivis par la Ville de Genève. Dans sa volonté de lutter contre le chômage, la Ville encourage les candidatures provenant de l'Office cantonal de l'emploi. Les postes sont ouverts à toute personne titulaire d'un permis ou d'une autorisation de travail valable.

Les candidat-e-s sont prié-e-s de faire parvenir, de préférence par le biais d'un dossier numérique (documents scannés), ou par courrier s'il n'est pas mentionné d'adresse électronique : un curriculum vitae, accompagné d'une lettre de motivation, des copies de diplômes, des certificats de travail, ainsi que d'une photographie récente format passeport, à l'adresse électronique mentionnée dans l'offre.

Un accusé de réception est adressé à l'ensemble des candidat-e-s par voie électronique, en ce qui concerne la plateforme de recrutement Jobup.ch et toute postulation par courrier électronique, ou par courrier pour les dossiers envoyés par la poste. Les dossiers électroniques des candidat-e-s écarté-e-s ne sont pas retournés. Pour les dossiers expédiés par courrier, les dossiers ne sont pas restitués, sauf demande expresse de la ou du candidat-e.

Les candidat-e-s écarté-e-s en sont informé-e-s par un courrier spécifique dans les meilleurs délais. Les candidat-e-s ne disposant pas d'un curriculum vitae peuvent utiliser le formulaire de 'demande d'emploi'. Ce formulaire et le plan de la zone de domiciliation autorisée peuvent être retirés à la Direction des ressources humaines - Cour de St-Pierre 2 - ou téléchargés sur www.geneve.ch/emploi.

Echelle de traitement

La fonction est classée dans les limites de la catégorie D de l'échelle des traitements.

Adresse de retour

Candidature uniquement par www.jobup.ch