Assistant administratif (m/f) (ref. E00033352)

Statut : Employé de l'État

Qui recrute ?

Missions

• Raison d’être :
  • Effectuer différentes tâches administratives et d'organisation afin d'assister le directeur adoint et coordinateur du domaine « Détention & Encadrement » dans l'exécution des tâches quotidiennes.
• Rôles et tâches :
  • Assister à l'organisation quotidienne des tâches;
    
  • Assister le directeur adjoint;
  • Préparer l'organisation pratique de réunions, etc.;
  • Recherches préliminaires pour dossiers;
  • Rédiger des rapports divers et courriers en relation avec la détention;
  • Supervision et suivi des différents registres en relation avec les détenus;
  • Tenir à jour les données et bases de données concernant les mesures disciplinaires à l’encontre des détenus;
  • Etablir des fichiers et listes de données et veiller à leur accessibilité;
  • Assurer la documentation et l'archivage;
  • Prendre des renseignements et des informations auprès des parties prenantes (services internes, instances judiciaires, etc.).

Profil

Compétences techniques

• Compétences techniques
  
  • Compétences métiers :
    • Législation et réglementation :
      • Disposer de connaissances de la législation en matière pénale et pénitentiaire et des libertés et droits fondamentaux.
    • Procédures internes/méthodologie :
      • Connaître les procédures internes du domaine d'intervention (Manuel de service).
• Compétences support :
  • Applications bureautiques :
    • Savoir travailler avec Outlook, Excel et Word.
  • Logiciels spécifiques :
    • Connaître le logiciel BASIS est un avantage.
• Compétences langues :
  • Compétences écrites :
    • Allemand: Expérimenté;
    • Anglais: Intermédiaire;
    • Français: Expérimenté;
    • Luxembourgeois: Expérimenté.
  • Compétences orales :
    • Allemand: Expérimenté;
    • Anglais: Intermédiaire;
    • Français: Expérimenté;
    • Luxembourgeois: Expérimenté.

Compétences comportementales

• Développer une vue d'ensemble : Vous développez une vue d’ensemble, vous générez des alternatives et tirez des conclusions nuancées et éclairées;
• Mettre en œuvre des solutions : Vous prenez l’initiative de résoudre les problèmes, vous mettez en oeuvre les solutions et vous agissez pour améliorer les processus et les méthodes de travail en tenant compte des évolutions technologiques;
• Soutenir : Vous agissez comme référence, vous accompagnez les collègues, vous les guidez et les soutenez en stimulant la coopération autour de l’objectif commun;
• Conseiller : Vous fournissez des conseils et développez une relation de confiance basée sur votre crédibilité, vous faites des recommandations dans l’intérêt de l’organisation et du client-usager;
• Faire preuve d'ouverture : Vous êtes ouvert au changement et à l’innovation, vous vous ouvrez à la diversité et vous vous intéressez à d’autres disciplines que les vôtres;
• Gérer le stress : Vous gardez votre calme face à la pression, vous restez constructif face à la critique et vous agissez de façon constante malgré les difficultés;
• S'autodévelopper : Vous vous remettez en question de façon régulière, vous apprenez de vos erreurs et vous apprenez continuellement;
• S'impliquer : Vous vous engagez pour générer des résultats, vous assumez la responsabilité et la qualité des actions entreprises, vous vous engagez pour le bien commun.

Atouts

• La connaissance de toute autre langue étrangère constitue un atout.

Conditions d’admission

Poste d'employé de l'État

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Diplômes

Vous êtes détenteur soit du diplôme luxembourgeois de fin d’études secondaires, soit du diplôme luxembourgeois de fin d’études secondaires techniques, soit d’un certificat sanctionnant des études reconnues équivalentes.

Langues

Vous répondez aux exigences des connaissances de 3 langues administratives pour le groupe d'indemnité B1.

Nationalité

Vous êtes ressortissant d’un État membre de l’Union européenne.