Coordinerend receptionist(e)/telefonist(e)

Iedereen die een medicijn gebruikt, moet daarop kunnen vertrouwen. Dat is waar ruim 500 medewerkers van het College ter Beoordeling van Geneesmiddelen (CBG) elke dag aan werken, in Nederland én in Europa. Wij beoordelen de werkzaamheid en de veiligheid van medicijnen voor mens en dier, om te bepalen of ze op de markt mogen komen. Daarnaast houden we, na toelating, ook alle risico’s en bijwerkingen van een medicijn scherp in de gaten.
Goede medicijnen, goed gebruikt. Dat is de kern van ons werk!

Ben jij een multitasking talent met een warm hart voor gastvrijheid? Als coördinerend receptioniste/telefoniste ben je het visitekaartje voor het CBG en het aanspreekpunt voor collega’s. Geen dag is hetzelfde en daar krijg je juist energie van. Werk je graag op het kantoor en ben je beschikbaar tussen de 28 en 32 uur? Lees dan snel verder!

In deze functie ben je verantwoordelijk voor de dagelijkse coördinatie van de receptie en de telefonische bereikbaarheid van het CBG. Daarnaast beheer je de agenda’s van de diverse vergaderruimtes, verricht je licht administratieve en facilitaire werkzaamheden. Ook stuur je de receptiecollega’s aan op een coachende en inspirerende manier. Je kunt je goed inleven in de ander, je weet wat er speelt en begeleidt de collega’s waar dat nodig is. Kortom, je bent een echte teamspeler.

• Opstellen en bijhouden van het werkrooster van de receptie.
• Onderhouden van contact met leveranciers, zoals de cateraar, schoonmaakdienst en de bloemist.
• Beantwoorden van vragen aan de receptiebalie, de telefoon of per e-mail.
• Ondersteunen bij evenementen, inspiratiesessies en medewerkersbijeenkomsten.

Je gaat werken bij de afdeling Facilitair & Managementondersteuning (FMO). Deze bestaat uit 18 collega’s van directie- en managementondersteuning, receptie en facilitaire zaken.

Het receptieteam bestaat uit twee receptionisten en een gastvrouw. Iedere collega heeft zijn eigen takenpakket en vervangt elkaar als dat nodig is. De onderlinge sfeer is vrolijk. Je voelt je betrokken bij je collega’s van FMO en het CBG en omgekeerd kun je ook een warm welkom verwachten. Zo voel je je snel thuis bij het CBG!

Je hebt een open, vriendelijke en energieke uitstraling. Je kunt goed zelfstandig werken. En stuurt jouw receptiecollega’s op een coachende manier aan. Ook kun je voor een ander structuur en overzicht aan te brengen in het werk.

• Minimaal 2 jaar werkervaring in een soortgelijke functie.
• MBO werk- en denkniveau.
• Goede mondelinge en schriftelijke communicatievaardigheden.
• Ervaring met onder andere Outlook, Word, Excel, PowerPoint en MS Office.

• De functie van Managementondersteuner valt in schaal 6 van het Functie Gebouw Rijk (FGR). Dit betekent een bruto maandsalaris (afhankelijk van je kennis en ervaring) tussen €2.866,04 begin en maximaal €3.564,01 eind bij een fulltime dienstverband van 36 uur per week. Managementondersteuner wordt in het FGR geclassificeerd als FGR Managementondersteuner.
• Direct een jaarcontract met de intentie om aansluitend te verlengen voor onbepaalde tijd.
• Een werkweek van minimaal 28 uur tot 32 uur, in overleg met je leidinggevende te verdelen over de week.
• Individueel Keuze Budget: 16,50% van je salaris (incl. 8% vakantie-uitkering) en 64 IKB verlofuren.
  >> Het budget kan je sparen of laten uitbetalen, gebruiken om extra verlofuren te kopen, of voor fiscaal vriendelijke doelen zoals een fiets (of een batterij voor je elektrische fiets), bedrijfsfitness of verduurzaming van je woning.
  >> De IKB verlofuren kan je opnemen als vrije tijd, laten uitbetalen in geld (tot 32 uur per jaar) of opsparen zónder dat er een vervaldatum aan hangt (tot 3600 uur).
  >> Ons kantoor is op loopafstand van station Utrecht Centraal. We bieden je een fijne en lichte werkplek met uitzicht over Utrecht, dagelijks (en zonder kosten) vers fruit, en een volledige vergoeding van je OV kosten.
  >> Als je thuis werkt dan zijn er goede voorzieningen om een ergonomische werkplek in te richten, er is een vergoeding voor thuiswerkdagen en een budget van € 750,- per vijf jaar voor extra aankleding van je thuiswerkplek.

• Aanvullende vergoedingen t.o.v. de wet Arbeid en Zorg op het gebied van onder andere geboorteverlof of ouderschapsverlof en bij zorgverlof.
• Ruime vergoeding van je studiekosten én studietijd bij opleidingen die bijdragen aan je functie of loopbaan.
• Pensioenopbouw (middelloonregeling) bij het ABP met een eigen bijdrage van 8,37% (de verhouding van de werkgevers- en werknemersbijdrage is resp. 70/30).

Neem voor meer inhoudelijke informatie over de functie contact op met Dony Potasse, Afdelingshoofd Facilitair & Management Ondersteuning (FMO), via tel. +318 82248540. Bij vragen over de sollicitatieprocedure kun je contact opnemen met Mi Yu Vink, corporate recruiter, via +316 31980059. Mailen kan natuurlijk ook: [email protected]

We kijken uit naar jouw sollicitatie (cv en motivatie). Binnen drie werkdagen na sluiting van de publicatietermijn mag je een inhoudelijke reactie verwachten. Een selectieprocedure bij het CBG bestaat meestal uit 2 gespreksrondes die we het liefst op ons kantoor in Utrecht plannen.

• Het CBG streeft naar een diverse samenstelling van haar personeelsbestand en naar een inclusieve organisatie. In een inclusieve werkomgeving komen alle (toekomstige) werknemers tot hun recht, ongeacht zaken zoals leeftijd, geslacht, herkomst, religieuze overtuiging of seksuele geaardheid. Alle medewerkers worden gerespecteerd, en verschillen worden gewaardeerd en zelfs gezocht om voor de organisatie in te zetten.
• Na sluitingsdatum is de vacaturetekst online niet altijd meer zichtbaar. We raden je aan om de tekst te downloaden en op te slaan nadat je hebt gesolliciteerd.
• Acquisitie naar aanleiding van deze vacature wordt niet op prijs gesteld.