Frontoffice medewerker

Frontoffice medewerker

Ben jij sociaal, verbindend en gastvrij? Hou je er van mensen te verwelkomen en ze op weg helpen? En werk je graag op een mooie en leuke plek in Amsterdam, waar je de spin in het web kan zijn? Lees dan nu verder!

Afdeling: Office & Facilities
Functietitel: Frontoffice medewerker
Inzet: 24 uur per week
Locatie: Amsterdam

Functiebeschrijving

Als frontoffice medewerker ben je het eerste aanspreekpunt van de organisatie en daarmee het visitekaartje van AMS Institute. Je bent sociaal, verbindend en gastvrij en zorgt er voor dat onze community vriendelijk geholpen wordt. Je bent volledig ingespeeld op het Office & Facilities team en weet precies waar de AMS Institute community terecht kan met haar vragen of handelt deze direct af. Vriendelijkheid is voor jou vanzelfsprekend. Je komt te werken in een boeiende, soms hectische, internationale omgeving in een hecht, professioneel team, binnen een organisatie van meer dan 100 mensen.

Hoe ziet een werkdag eruit?

Op een gemiddelde werkdag zorg je voor een representatieve werkomgeving. Je beantwoordt de telefoon en intercom. Er wordt zowel Engels als Nederlands gesproken op de werkvloer. Aan het begin van de dag controleer je de vergader- en onderwijszalen en zet je de audiovisuele middelen aan. Je start vervolgens het zaalreserveringssysteem op en controleert op nieuwe verzoeken en reserveringen.

Langzaam druppelen de medewerkers en studenten binnen; jij heet de community bij binnenkomst proactief welkom en biedt bezoekers koffie of thee aan. Dagelijks reinig en vul je de koffieautomaten. Afhankelijk van het aantal bijeenkomsten verzorg je al dan niet met een collega de koffie- en theeservice en/ of zet je catering klaar. Op verzoek geef je aan de balie de beschikbaar gestelde supplies uit en houdt hiervan de registratie bij. Je helpt de community ook actief zaken zelf te regelen. Je legt nieuwe collega’s bijvoorbeeld uit hoe ze hun printaccount kunnen activeren en hoe ze gebruik kunnen maken van ons zaalreserveringssysteem.

Waar nodig pas je tussendoor in samenwerking met een collega de zaalopstelling aan (b.v. verplaatsen van stoelen, klaarzetten van schermen, etc.). Er zullen af en toe ook kleine klusjes in het kantoor zijn die gedaan moeten worden. Naast deze dagelijkse werkzaamheden help je ook met administratieve taken. Denk hierbij aan een contract voorzien van de juiste gegevens of bestellingen plaatsen. Ook houd je gedurende de dag de mailbox in de gaten voor vragen. De dagen wisselen veel af tussen rennen en stilstaan. Je hebt een natuurlijke kijk op dingen die moeten gebeuren en pakt deze vervolgens makkelijk op.

Profiel

• Je bent sociaal, verbonden en gastvrij
• Je werkt gestructureerd en nauwkeurig
• Je bent servicegericht
• Je bent stressbestendig en in hectische situaties kun je zelf prioriteiten stellen
• Je bent integer en discreet
• Je hebt een goed gevoel voor onderlinge verhoudingen in een organisatie
• Je bent nieuwsgierig

Functie-eisen

• Je hebt MBO werk- en denkniveau
• Je hebt een goede beheersing van de Nederlandse en Engelse taal in woord en geschrift
• Je bent in het bezit van een BHV certificaat of de bereidheid dit certificaat te behalen en te behouden
• Je bent in staat (licht) administratieve taken uit te voeren
• Je kunt oplossingsgericht denken en handelen
• Je bent proactief
• Je hebt ruim voldoende computerkennis, met name van Microsoft Office
• Je bent communicatief en sociaal vaardig en straalt dit uit naar bezoekers en collega’s
• Je weet de rust te behouden in een soms hectische werkomgeving
• Je vindt het niet erg om repeterende werkzaamheden uit te voeren

Positie in de organisatie

Je maakt onderdeel uit van het team Office & Facilities, een klein team van vijf enthousiaste collega’s. Dit team is verantwoordelijk voor het ondersteunen van de organisatie op het gebied van office en facility management. Dit team zorgt ervoor dat de community alle diensten en middelen (faciliteiten) tot haar beschikking heeft om haar werk goed te kunnen doen. Dit gaat om dienstverlening waaronder uitvoering van secretariële taken en ook het (laten) leveren van dienstverlening als schoonmaak, beveiliging en IT.

Over AMS Institute

Het Amsterdam Institute for Advanced Metropolitan Solutions (AMS Institute) is in 2014 opgericht in Amsterdam als samenwerkingsverband tussen de Technische Universiteit Delft en Wageningen Universiteit en Researchcentrum, in samenwerking met het Massachusetts Institute for Technology (MIT). AMS Institute is een internationaal toonaangevend instituut waar talent wordt opgeleid en ingenieurs, ontwerpers en zowel natuur- als sociale wetenschappers gezamenlijk geïntegreerde grootstedelijke oplossingen ontwikkelen en valoriseren. Kenmerkend voor het onderzoek van AMS Institute zijn de zogeheten Living Labs en Test Beds (proeftuinen), waarbij wij onze onderzoeken direct in de praktijk uitvoeren en kennis toepassen, en de interactie aangaan met gebruikers en stakeholders.

Onze missie is om een diep begrip van de stad te ontwikkelen - de stad te voelen - om oplossingen te ontwerpen voor haar uitdagingen en deze te integreren in de stad Amsterdam.

Dit doen we door middel van drie hoofdactiviteiten: onderwijs, onderzoek & innovatie, ondernemerschap & samenwerken. AMS Institute werkt aan het vinden van interdisciplinaire grootstedelijke oplossingen. In nauwe samenwerking met zowel publieke & private partners als burgers valoriseren we ons onderzoek in de praktijk, met de gemeente Amsterdam als living lab.

AMS Institute staat midden in onze samenleving en streeft ernaar om de diversiteit van onze samenleving terug te laten komen in onze organisatie.

Arbeidsvoorwaarden

• Het dienstverband is 1 jaar, met zicht op verlenging.
• Een functieomvang van 24 uur per week (paar uur meer/minder in overleg).
• Een salaris met een minimum van € 2.847,- en een maximum van € 3.299,- bruto per maand op basis van een volledige werkweek (40 uur)
• 8% vakantiegeld en een eindejaarsuitkering van 8,3%.
• Een uitstekende pensioenregeling via het ABP.
• Jaarlijks 328 verlofuren (bij 40 uur).

Procedure

Heb je interesse? Stuur uiterlijk 21 februari 2025 jouw motivatiebrief en CV door te klikken op de sollicitatiebutton. We horen hierin graag waarom jij zo enthousiast wordt van de functie en van AMS Institute. Let op: sollicitaties zonder motivatiebrief nemen we niet mee in de selectie. Tussentijds kunnen er al oriënterende gesprekken plaatsvinden.

Meer informatie

Mocht je meer informatie willen over de functie, neem dan telefonisch contact op met Fleurine Brijker, bereikbaar via: 0634294080. Voor meer informatie over de sollicitatieprocedure, neem contact op met [email protected].

Acquisitie naar aanleiding van deze vacature wordt niet op prijs gesteld.

Soort dienstverband: Parttime

Salaris: €2.847,00 - €3.299,00 per maand

Verwacht aantal uur: 24 per week

Werkschema:

• ma-vr

Werklocatie: Fysiek