Gestionnaire en intendance (accueil et événementiel) / DPS / à 100% / en CDI

Description de l'entreprise

L’IMAD est une institution pionnière et de référence dans le maintien à domicile sur le canton de Genève. Elle assure des prestations de soins, de soutien, de prévention et de promotion de la santé 7j/7, 24h/24, à plus de 18'000 patients de tous les âges, dont 25 % ont moins de 65 ans.

Avec ses 2'300 collaboratrices et collaborateurs experts et engagés, dont plus de 50 équipes déployées sur l’ensemble du canton, l’IMAD a pour mission de répondre aux besoins de la population et à son souhait de rester à domicile en autonomie et en préservant sa qualité de vie, lors de périodes de fragilité temporaire ou prolongée. Elle contribue également à limiter la durée des séjours hospitaliers, faciliter le retour à domicile et soulager les proches aidants.

Reconnue pour son expertise et sa qualité des soins, l’IMAD forme depuis toujours la relève des professionnels de la santé et propose à ses collaboratrices et collaborateurs de nombreuses possibilités de formation continue. Elle offre un cadre de travail flexible qui favorise la conciliation entre vie professionnelle et vie privée et des conditions encourageant le développement des compétences ainsi que le partage de connaissances et d’expériences.

Description du poste

La mission de l’Accueil institutionnel est d’accueillir la clientèle, l’aider à s’orienter et faciliter l’accès aux prestations de l'IMAD en apportant une réponse de qualité et la plus complète possible. C’est aussi garantir une expérience client unique et fidélisante dès la première prise de contact.

Vos missions et responsabilités

Au niveau de l’intendance

• Participer à l’organisation des séminaires
• Organiser et structurer les processus liés à l'activité traiteur, à la gestion des salles de réunion et de l'événementiel
• Contrôler les espaces de réunion et les prestations traiteur
• Prendre en charge, organiser et traiter les demandes traiteur
• Conseiller les clients sur de restauration ainsi que les choix d’espaces de réunion
• Faire le relais d’information auprès des parties prenantes concernées par la demande traiteur ;
• Offrir aux différents publics de l'IMAD des prestations de qualité
• Traiter les retours et les réclamations
• Contrôler l’état du mobilier et du matériel utile aux activités d’intendance. Transmettre toute information nécessaire aux services concernés
• Documenter son travail de manière systématique.

Au niveau de l’accueil

• Accueillir et accompagner les clients, visiteurs, partenaires, collaborateurs de l'IMAD sur leur lieu de rendez-vous
• Assurer la réponse téléphonique et rediriger les appels vers les interlocuteurs concernés
• Etablir et suivre les statistiques de fréquentation
• Renseigner et promouvoir les prestations de l'IMAD
• Distribuer des informations et prospectus du réseau de santé genevois sur demande
• Mettre à disposition, tenir à jour les présentoirs de documentation, les revues et brochures, le tableau d’affichage de l’espace d’accueil et des lieux communs, y compris la gestion des stocks
• Assurer un service boissons et une petite restauration aux visizteurs de l'espace accueil ainsi que dans les espaces de réunion
• Mettre à jour les différentes listes de distribution et de suivi
• Gérer, suivre et promouvoir les prestations de conciergerie de l'IMAD.

Au niveau des activités administratives

• Assurer les diverses tâches administratives liées au secrétariat (traitement du courrier, gestion des boites mails et prise de procès-verbaux) ;
• Tenir à jour le classement des procédures, directives et documents relatifs au bon fonctionnement de la structure ;
• Amener un support administratif aux différents services de l’institution à la demande de la hiérarchie.

Qualifications

• Certificat fédéral de capacité de gestionnaire en hôtellerie-intendance ou diplomé.e d'une école hôtelière
• Expérience préalable confirmée dans le domaine du service et de l’accueil
• Excellente présentation
• Excellente maîtrise de la langue française (parlé et écrit)
• La pratique d’une deuxième langue constitue un atout.

Informations complémentaires

• Délai de postulation: 15.09.2024
• Entrée en fonction : à convenir
• Veuillez svp joindre à votre dossier : un curriculum vitae à jour, une lettre de motivation, une copie de vos diplômes et vos certificats de travail
• Nous considérons uniquement les dossiers de candidature complets
• Nous vous garantissons une confidentialité totale dans le traitement de votre dossier.