Superviseure ou Superviseur, administration des études

Type d’emploi :

Employé

Durée en mois (pour les emplois à durée déterminée) :

N/A

Famille d’emplois :

Administration des études

Nombre de postes à pourvoir :

1

Faculté/Service - Département :

Études de premier cycle

Campus :

Pavillon des Sciences sociales

Affiliation syndicale :

PSUO

Date d’affichage :

juillet 31, 2025

Les candidatures doivent être reçues AVANT LE:

août 11, 2025

Heures par semaine :

35

Classe salariale :

SSUO Grade 11

Échelle salariale :

$90 987,00 - $114 932,00

Au sujet de la faculté/du service: Faculté des Sciences Sociales
La FSS offre, en français et en anglais, des programmes de baccalauréat, de maîtrise et de doctorat répartis dans neuf départements, écoles et instituts. Avec ses quelque 10 000 étudiantes et étudiants, ses 260 professeurs réguliers, son vaste choix de programmes et ses centres de recherche, la Faculté des sciences sociales occupe une place privilégiée au cœur de l’Université d’Ottawa. Les étudiants diplômés de la Faculté, encadrés par des chercheurs chevronnés, mènent des travaux de fine pointe dans ses nombreux programmes de maîtrise et de doctorat. Avec son complément d’une centaine d’employés administratifs, la faculté est fière d’offrir un environnement de travail collaboratif qui favorise la pensée inspirée, l’ingéniosité créative et l’excellence.

Raison d’être du poste: Sous la supervision de la Gestionnaire en administration des études de premier cycle, superviser, coordonner et planifier l’ensemble des activités reliées aux services étudiants et des opérations scolaires tout en assurant un déroulement efficace des activités du bureau des études de premier cycle. Développer, planifier et réaliser les stratégies nécessaires pour assurer des processus et des activités adaptées aux besoins des étudiants. Assurer un service de première ligne de qualité pour donner une expérience étudiante de qualité supérieure à notre clientèle. Agir à titre d’expert- conseil pour les questions relatives à uOcampus, Talisma, QLess, Xtender et autres outils informatiques.

Dans ce rôle, vos principales responsabilités comprendront :

• Agir à titre d’expert et fournir les conseils dans l’interprétation et l’application des règlements universitaires, des programmes, le développement de stratégies, de procédures et de processus internes qui maximisent l’efficacité et l’efficience du bureau pour l’ensemble du personnel sous sa supervision.

• Agir à titre d’expert et fournir les conseils sur les procédures et processus qui relèvent du cheminement scolaire et de la mise en œuvre des mécanismes visant à assurer la qualité des services de même que la satisfaction des étudiants de la Faculté.

• Mettre en œuvre les processus normalisés requis pour la mise à jour des dossiers d’admission et des équivalences; les changements de programmes d’études, les choix de cours, le contingentement; la mise à l’horaire des cours et des examens, les conflits d’examen; l’entrée des notes finales; les programmes d’échanges; l’évaluation de l’enseignement et des cours; les corrections de listes et la production de statistiques nécessaires à la bonne planification de l’offre de cours et des inscriptions dans les cours, etc.

• Préparer des rapports de complexités diverses à la demande de la gestionnaire, administration des études de premier cycle et/ou du décanat pour les aider dans la planification et la prise de décision; colliger, analyser et résumer les données demandées

• Embaucher et superviser le personnel sous sa responsabilité en accord avec les politiques universitaires : gestion de la performance, planification des ressources, établissement des objectifs de l’équipe ainsi que l’établissement de leur plan de développement et de formation. Assurer la responsabilisation des membres de l’équipe dans l’accomplissement de leurs fonctions dans le but d’atteindre et de maintenir de hauts standards de qualité pour le travail issu du bureau.

Ce que vous apportez:

• Baccalauréat dans un domaine connexe ou combinaison équivalente d’études et d’expérience.

• Cinq (5) années d’expérience pertinente dans un poste similaire.

• Trois (3) années d’expérience de supervision.

• Connaissances approfondies des programmes scolaires au niveau secondaire, collégial, universitaire de premier cycle (structures, curriculum, règlements).

• Connaissance approfondie des règlements facultaires et universitaires.

• Expérience en gestion de projets, en gestion de priorités.

• Expérience en analyse de dossiers académiques et expérience dans l’interprétation, la communication et l’application des règlements et procédures universitaires.

• Expérience dans la résolution de problèmes.

• Expérience de la recherche, l’analyse et la production de données et rapports statistiques.

• Expérience en gestion des ressources humaines, en gestion d’équipes et de conflits.

• Expérience du service à la clientèle dans une relation d’aide académique.

• Aptitude à travailler sous pression et à organiser le travail d’équipe en fonction d’échéanciers stricts (fortes habiletés organisationnelles).

• Très fortes aptitudes dans l’utilisation de systèmes informatisés de l’Université et des logiciels nécessaires à l’accomplissement de ses tâches.

• Capacité de raisonnement rigoureux et aptitude d’analyse critique.

• Capacité de leadership et excellentes aptitudes interpersonnelles.

• Capacité de travailler des heures flexibles (soirs et fin de semaine) pendant les périodes de pointe.

• Bilinguisme (français et anglais) – expression orale et écrite.

Compétences clés à l’Université d’Ottawa :
Voici les compétences exigées de tous les membres du personnel de l’Université d’Ottawa :

Planification : Mettre en place une série de mesures ou d’événements afin d’atteindre un objectif ou de réaliser un projet. Planifier et organiser son travail et ses priorités dans le cadre de ses activités quotidiennes normales.
Initiative : Faire preuve d’initiative et de créativité pour suggérer des améliorations et produire des résultats positifs. Faire preuve de proactivité et de débrouillardise. Être disponible et avoir la volonté de se surpasser autant que possible.
Souci du service à la clientèle : Aider ou servir les autres afin de répondre à leurs besoins. Anticiper et cibler les besoins des clients internes et externes, et trouver des solutions pour y répondre.
Travail d’équipe et coopération : Coopérer et bien collaborer avec les autres membres de l’équipe afin d’atteindre les objectifs communs. Accepter et formuler des critiques constructives. Savoir modifier son comportement pour atteindre les objectifs de l’équipe.

L’Université d’Ottawa s’engage à offrir un milieu de travail diversifié et inclusif. Notre personnel nous tient réellement à cœur, tout comme l’équité en emploi. Nous promouvons une culture de respect, de collaboration et d’inclusion où l’esprit d’équipe, l’innovation et la créativité nourrissent notre quête d’excellence, en recherche comme en enseignement. Bien que toutes les candidatures soient les bienvenues, nous encourageons particulièrement les personnes autochtones, racialisées et handicapées ainsi que les femmes et les membres de la communauté LGBTIAQI2S+ à postuler. La création et le maintien d’un environnement de travail totalement accessible sont d’une importance capitale pour l’Université. C’est pourquoi nous mettons tout en œuvre pour accommoder les personnes ayant besoin de mesures d’adaptation pendant le processus de recrutement, d’évaluation et de sélection. Si tel est votre cas, veuillez nous en informer en écrivant à [email protected]. Toutes les personnes qualifiées sont invitées à postuler; la priorité sera toutefois accordée à celles qui ont la citoyenneté canadienne ou la résidence permanente.

Note : S’il s’agit d’un poste syndiqué :Le processus d’embauche est régi par la convention collective en vigueur pour le groupe professionnel précisé. Pour en savoir plus

S’il s’agit d’un poste de première ligne comportant des interactions avec la population étudiante, les personnes candidates retenues doivent avoir un niveau de compétence intermédiaire avancé ou supérieur en compréhension orale et écrite dans leur langue seconde. Le niveau de compétence linguistique est déterminé au moyen d’un test de compétence mis au point par l’Institut des langues officielles et du bilinguisme de l’Université d’Ottawa.

Avant le 1er mai 2022, en vertu du Règlement 129 – Vaccination contre la COVID-19, les membres de la population étudiante, du corps professoral et du personnel de soutien et les personnes en visite à l’Université (y compris les entrepreneurs) étaient tenus d’être vaccinés. Ce règlement a été suspendu le 1er mai 2022, mais pourrait être remis en vigueur à tout moment en fonction des directives de la santé publique et des recommandations des spécialistes.