Assistant administratif (m/f) (ref. E00033508) (ref. F00033509)

Statut : Employé de l'État, Fonctionnaire

Qui recrute ?

Missions

• Apporter un support administratif journalier efficace et efficient à la division « Stratégie et prospective territoriales ».
• Rôles et tâches:
  • Gérer de manière autonome divers travaux de support administratif et logistique;
  • Assurer la gestion des calendriers des chefs de division;
  • Réceptionner et traiter les appels téléphoniques;
  • Veiller à la distribution des documents, au respect des délais et à la mise en forme des notes ou rapport écrits établis par les membres de l’équipe;
  • Rédiger des courriers et des comptes-rendus de réunions;
  • Assurer l’organisation des réunions (convocation des parties concernées, réservation des salles, préparation des documents et du matériel logistique);
  • Assurer le suivi ainsi que l’archivage de divers documents et mettre à jour les bases de données;
  • Effectuer d’autres tâches de secrétariat en fonction des besoins du département.

Profil

Compétences techniques

• Maîtriser les compétences techniques nécessaires usuelles (MS Office);
• Avoir une bonne maîtrise des langues française, allemande et luxembourgeoise aussi bien à l'écrit qu'à l'oral.

Compétences comportementales

• Faire preuve de fiabilité, de rigueur et de professionnalisme;
• Respecter la confidentialité dans les tâches attribuées;
• Travailler de façon structurée et systématique pour effectuer les tâches du quotidien;
• Avoir l'esprit d’initiative et faire preuve de motivation, tout en suivant les consignes;
• Être capable de travailler de manière autonome d’une part et disposer d’une aisance relationnelle menant à un esprit d'équipe d’autre part;
• Avoir la capacité d’adaptation et de flexibilité ainsi que l’aptitude à fournir un travail soigné et précis dans le respect des délais et faire preuve d’un bon sens des priorités.

Atouts

• Une première expérience dans le domaine du secrétariat administratif, de la gestion d'agenda ainsi que des bonnes notions de la langue anglaise sont à considérer comme un atout.

Conditions d’admission

Le poste peut être brigué sous le statut du fonctionnaire ou de l’employé de l’État.

Si vous souhaitez postuler sous le statut du fonctionnaire, vous devrez au préalable avoir réussi l’épreuve d’aptitude générale (EAG). Les candidats ayant réussi à l’EAG restent admissibles aux épreuves spéciales pendant une durée de 5 ans (à compter à partir de la décision de la commission d’examen). Obtenez plus de détails sur les conditions d'admission des fonctionnaires de l'État ainsi que sur les conditions d'admission des employés de l'État.

Diplômes

Vous êtes titulaire d’un grade ou diplôme délivré par un établissement d’enseignement supérieur reconnu par l’Etat du siège de l’établissement et sanctionnant l’accomplissement avec succès d’un bachelor en secretariat, administration, assistant de direction ou de son équivalent.

Langues

Vous répondez aux exigences des connaissances de 3 langues administratives pour le groupe A2.

Nationalité

Vous avez la nationalité luxembourgeoise.