Managementondersteuner directie Bouwen en Energie (s6)

De directie Bouwen en Energie maakt zich sterk voor bouwkwaliteit en energietransitie. Spreekt deze dynamiek jou aan? Als managementondersteuner schiet jij niet in de stress als meerdere directieleden tegelijkertijd jouw aandacht vragen. Integendeel: dan ben jij op je best. Bij ons wacht jou een afwisselende job in een prettige werkomgeving.

Je werkt als managementondersteuner voor de directie Bouwen en Energie van het Ministerie van Volkshuisvesting en Ruimtelijke Ordening. Daar maak je deel uit van het secretariaat. Samen ondersteunen jullie het directieteam (DT) en de medewerkers van de bijbehorende afdelingen. Het DT omvat de directeur en de vier afdelingshoofden.

Jouw taken

• Je draagt bij aan agendabeheer en handelt correspondentie af.
• Je bent een aanspreekpunt voor externe contacten.
• Je handelt telefooncontacten af voor de directie of een afdeling.
• Je plant externe vergaderingen voor medewerkers.
• Je organiseert en coördineert bijeenkomsten.
• Je verwerkt stukken in de iBabs-applicatie.
• Je bewaakt de kwaliteit en voortgang van het secretariële en logistieke werkproces binnen een afdeling en kijkt waar het beter kan.
• Je bereidt vergaderingen van DT-leden voor.
• Je verricht kopieer- en scanwerkzaamheden.
• Je vraagt ICT-middelen aan en handelt alle verzoeken af als ICT-coördinator.
• Je beheert DigiDoc en DigiInkoop.
• Je voert nieuwe medewerkers in in het managementsysteem PMS.
• Je reserveert vergaderzalen, bezoek en catering in het facilitair portaal.
• Je boekt werkplekken en vergaderkamers in het WMS systeem.
• Je verwerkt ziek- en betermeldingen in het P-Direktportaal.
• Je boekt externe vergaderzalen in het World-meetings- en Meetingselect systeem

• schaal 6
  €2.866 - €3.564 (bruto)
• Arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd met uitzicht op onbepaalde tijd
• Vaste dienst voorafgegaan door een jaarcontract
• 32 - 36 uur

• Je hebt minimaal mbo-niveau.
• Je hebt bij voorkeur kennis van systemen die bij het ministerie van Volkshuisvesting en Ruimtelijke Ordening gebruikt worden, zoals iBabs, DigiDoc, DigiInkoop, PMS, P-Direkt of World-meetingselectsysteem.
• Je hebt ervaring met werken voor een dynamische beleidsdirectie met een groot extern netwerk.
• Je bent direct zelfstandig inzetbaar op kwalitatief hoog niveau.
• Je bent omgevingsbewust.
• Je bent vasthoudend en resultaatgericht en als het druk is, weet jij het hoofd koel te houden.
• Je bent accuraat, denkt proactief mee en toont graag eigen initiatief.
• Je bent enthousiast, flexibel en collegiaal, en vindt het leuk om samen te werken in een team.
• Je bent zo nodig inzetbaar om pieken in het werk op te vangen in geval van vakantie of afwezigheid.

Meer over de afdeling Bouwen en Energie

Over Ministerie van Volkshuisvesting en Ruimtelijke Ordening

De ministeries van BZK en VRO worden vanuit één ambtelijke organisatie ondersteund. Je sluit een arbeidsovereenkomst met het ministerie van BZK, de functie valt inhoudelijk binnen de portefeuille van de minister van VRO.

Door het Functiegebouw Rijk worden medewerkers en leidinggevenden geholpen bij het maken van resultaat- en ontwikkelafspraken in functioneringsgesprekken en krijgt men inzicht in de loopbaanmogelijkheden binnen de Rijksoverheid.