Assistent/in - Krisenmanagement-Zentrum KMZ - Staatssekretariat EDA

Staatssekretariat STS

Bern und Homeoffice | 80-100%

Diesen Beitrag konnen Sie leisten
Selbstandige Koordination und Planung des Terminkalenders der Abteilungsleitung, verantwortlich fur den reibungslosen Tagesablauf und das fristgerechte Eintreffen der Dokumente fur Treffen, Sitzungen etc.
Aktive Unterstutzung der Abteilungsleitung bei der Dossiervorbereitung;
Selbstandige Bearbeitung von E-Mails und weiterer Korrespondenz (D/E/F) in Absprache mit der Abteilungsleitung und/oder der Stabsstelle;
Protokollfuhrung;
Administrative Organisation der Abteilung und Sicherstellung von einheitlichen und koharenten administrativen Ablaufen in Koordination mit den KMZ-Supportstellen und der Stabsstelle;
Ansprech- und Verbindungsperson zu anderen Abteilungen, Direktionssekretariat, Generalsekretariat und externen Stellen;
Organisation von Dienstreisen zusammen mit den zustandigen Organisationseinheiten inkl. anschliessender Dienstreiseabrechnung;
Administrative und logistische Koordination, Organisation und Planung von physischen, virtuellen und hybriden Events;
Koordination und Fristenkontrolle der Termine und Jahresplanung der Abteilung sowie Absenz-und Vertretungsmanagement;
Superuser/in / Acta Nova (Geschaftsverwaltung und Dokumentenablage);
Punktuelle Unterstutzung in der Finanzadministration;
Koordination fur die Beantwortung von internen und externen Anfragen;
Koordination von Projekten.
Das macht Sie einzigartig
Hohere Berufsbildung oder kaufmannische Grundausbildung, Weiterbildung zum/zur Direktionsassistent/in mit eidg. Fachausweis von Vorteil sowie mehrjahrige Berufserfahrung in vergleichbarer Funktion;
Selbstandiges und zuverlassiges Arbeiten, Eigeninitiative, hohe Flexibilitat, teamorientierte und belastbare Personlichkeit mit Organisationstalent, die auch in hektischen Situationen adaquate Losungen findet;
Integre, verschwiegene und loyale Personlichkeit;
Interesse am Krisen- und Sicherheitsmanagement;
Vertiefte und sehr gute redaktionelle Sprachkenntnisse in D/F/E;
solide ICT-Anwenderkenntnisse (Acta Nova,MS Office-Palette) und Affinitat zu Tools des digitalen Arbeitens;
Erfahrung im Bereich Projektmanagement.
Auf den Punkt gebracht

Als Assistent/in unterstutzen Sie den Chef KMZ und das Fuhrungsteam KMZ in allen administrativen und organisatorischen Belangen.

Eintrittsdatum:
01.07.2025

Anstellungsart:
unbefristet

Referenz-Nr.:
JRQ$540-13511

Arbeitsort:
Effingerstrasse 27, 3008 Bern
Fragen zur Stelle
Serge Alexandre Bavaud
+41 58 46 23310

Das macht uns aus

Das Eidgenossische Departement fur auswartige Angelegenheiten (EDA) koordiniert und gestaltet im Auftrag des Bundesrats die Schweizer Aussenpolitik, wahrt die Interessen des Landes und fordert Schweizer Werte.

Das Staatssekretariat (STS) steuert die Entwicklung, Koordination und Planung der Aussenpolitik und ist zustandig fur die Berichterstattung zuhanden der politischen Behorden und die Leitung des Aussennetzes der Schweiz. Es verantwortet die Umsetzung der aussenpolitischen Strategie der Schweiz. Zu den wichtigsten Dossiers gehoren die Zusammenarbeit mit den Vereinten Nationen (UNO), die Entwicklung der Beziehungen zur Europaischen Union (EU) sowie die Sicherheits- und Friedenspolitik.

Das bieten wir
Arbeiten fur die Schweiz

Arbeiten fur die Schweiz
Wir setzen uns fur das Erfolgsmodell Schweiz ein und arbeiten zum Wohl der Bevolkerung.

Gelebte Vielfalt

Gelebte Vielfalt
Dank Chancengleichheit entfalten wir unsere Kompetenzen und bringen unterschiedliche Perspektiven ein.

Gesund am Arbeitsplatz

Gesund am Arbeitsplatz
Wir unterstutzen und beraten unsere Mitarbeitenden im Bereich der physischen und psychischen Gesundheit.

Zusatzliche Informationen

Fur zusatzliche Informationen steht Ihnen Herr Serge Bavaud, Botschafter, Chef KMZ, Tel. 058 462 33 10 gerne zur Verfugung.

Bewerbungsfrist: 16.02.2025
Stellenantritt: 01.07.2025 oder nach Vereinbarung

Personen aus der franzosischen Sprachengemeinschaft sind in unserer Verwaltungseinheit noch untervertreten. Ihre Bewerbungen sind daher besonders willkommen.