Executive Assistant V | X | M

Als Executive Assistant ben jij de drijvende kracht achter het directiesecretariaat. Je beheert de agenda en mailbox van de directie, waardoor de directie in goede verbinding is met de medewerkers en stakeholders in de haven. Ook zorg je voor een geoliede agendaplanning waardoor deadlines en doelstellingen op tijd worden behaald, en de directie zich kan focussen op de onderwerpen die aandacht nodig hebben. In die rol ben je een verbindende schakel voor de directie met de mensen binnen het bedrijf en in de haven.

Het directiesecretariaat werkt nauw samen als team. Samen met vier collega’s ondersteun je de algemene directie en waar nodig de raad van commissarissen. Als teamleden help je elkaar in het behalen van deadlines en doelstellingen en jullie kunnen elkaars werkzaamheden onderling opvangen. In deze rol zul je primair onze COO ondersteunen.

Je hebt een afwisselend takenpakket waarbij je veel schakelt tussen verschillende werkzaamheden en continue de juiste prioriteiten weet te stellen. Je maakt complexe afspraken met internen en externen, je reserveert vergaderruimten en verzorgt de aanmeldingen van bezoekers. Je beheert de mailbox en handelt correspondentie af. Je helpt bij de voorbereiding van vergaderingen en zorgt dat voorbereidende stukken op tijd beschikbaar zijn. Je plant reizen en bijeenkomsten. Daarnaast ben je ook verantwoordelijk voor verschillende financieel-administratieve werkzaamheden.

• Geweldige collega’s: Bij ons werk je niet alleen samen met collega’s, maar geniet je ook (als je wil) van een bruisend sociaal leven buiten werktijd dankzij onze diverse en actieve medewerkersnetwerken.
• Aantrekkelijke, zelfstandige functie: Eigen initiatief wordt gestimuleerd en je impact is direct merkbaar. Dit is jouw kans om een legendarische bijdrage te leveren aan de grootste haven van Europa.
• Flexibele werkweek: Geniet van een 36-urige hybride werkweek waarbij we een goede werk-privébalans stimuleren.
• Opleidings- en ontwikkelingsmogelijkheden: Een uitgebreide keuze aan trainingen en opleidingen om jezelf verder te ontwikkelen.
• Vitaliteit en welzijn: Korting op je sportschool abonnement en vers fruit op de werkplek.
• Competitief salaris: Afhankelijk van jouw opleiding en ervaring, bieden we een start salaris van max. € 4.355,- bruto per maand op basis van een 36-urige werkweek met doorgroeimogelijkheden tot € 5.444,- bruto per maand.
• Reiskostenvergoeding: Of je nu met de auto, fiets of (eerste klas) OV reist, wij zorgen voor een passende vergoeding.
• Flexibel beloningsbudget: 19,6% boven op je bruto maandsalaris, opgebouwd uit vakantietoelage (8%), dertiende maand (8,33%), vitaliteitsbijdrage (2,3%) en een extra budget (0,97%). Dit budget kun je tussentijds laten uitkeren of inzetten voor bijvoorbeeld een fiets, extra pensioenstortingen, extra verlofuren of aanvullende opleidingskosten.
• Uitzicht op een vast dienstverband: als we over en weer tevreden zijn, ontvang je na het eerste jaar een vast contract.
• Uitstekende pensioenregeling: Bij het ABP (middelloon-stelsel), waarbij wij zo’n 70% van de premie vergoeden.
• Laptop en mobiele telefoon van de zaak: Altijd de juiste tools bij de hand om je werk optimaal te kunnen uitvoeren.

Het directiesecretariaat maakt samen met team Legal onderdeel uit van de afdeling Corporate Legal. Met ruim 20 collega’s zorgen we voor excellente dienstverlening. We zorgen dat de corporate besluitvorming goed verloopt en dat juridische risico’s worden voorkomen.

De collega’s van Corporate Legal zijn vaak raderen in een groter geheel, in samenspel met collega’s binnen of partners buiten onze organisatie. Samen helpen we dan ook de haven iedere dag weer beter, mooier, schoner, sneller en veiliger te maken. We werken voortdurend aan innovatieve projecten die ons en onze medewerkers raken.

Onze afdeling is een perfecte plek om te leren en te presteren. We zijn actief over de volle breedte van wat er binnen en buiten het Havenbedrijf gebeurt en er is heel veel kennis. Wij bieden daarnaast met onze Port Academy niet alleen een leerplatform met eindeloze ontwikkelingsmogelijkheden, we juichen het ook toe als je in je loopbaan verschillende functies uitvoert en doorgroeit. Werken bij deze afdelingen betekent toegang tot een wereld aan kennis en een groot netwerk!

• Je beschikt over HBO werk -en denkniveau en ruime relevante werkervaring met managementondersteuning, bij voorkeur directiesecretariaat.
• Je beheerst Microsoft Word en Outlook goed en het is handig dat je met SAP, Microsoft Excel en PowerPoint overweg kunt.
• Je beheerst de Nederlandse en Engelse taal goed in woord en geschrift.

Competenties die wij belangrijk vinden om succesvol te zijn in deze functie:

Effectief communiceren: Je verstrekt informatie op gestructureerde en bondige wijze (mondeling en schriftelijk in Nederlands en Engels). Je bent verbindend en communiceert duidelijk en prettig. Je luistert actief en vraagt door bij onduidelijkheden.

Kwaliteitsfocus: Je brengt in kaart wat gedaan moet worden en stelt op basis daarvan prioriteiten en onderneemt actie. Je bent accuraat en efficiënt en bent gericht op het voorkomen van fouten. Je voert extra controles uit door data te checken en relevante vragen te stellen.

Klantgerichtheid: Je verplaatst je in de ander, blijft in gesprek en bent helder over wederzijdse (realistische) verwachtingen en stand van zaken. Je gedraagt je als een vertegenwoordiger van het Havenbedrijf naar anderen toe. Je bent respectvol en blijft rustig en vriendelijk.

Verandervermogen: Je bent veerkrachtig; je reageert effectief op onverwachte, urgente zaken en teleurstelling. Je blijft daarbij vriendelijk en rustig. Je verandert van aanpak als zaken niet lukken, om zo het resultaat veilig te stellen.

Binnen onze cultuur doet iedereen ertoe en streven we naar een voor jou veilige en vertrouwde omgeving waarin we elkaar inspireren, ondersteunen en van elkaar leren. Dit bereiken wij door voortdurend de dialoog met elkaar aan te gaan over de meerwaarde en impact van diversiteit en inclusie.

Jij, jouw (toekomstige) collega's, onze partners, leveranciers en klanten worden gestimuleerd om ideeën met ons te delen om zo een bijdrage te leveren aan diversiteit en inclusie binnen onze organisatie. Het blijft natuurlijk niet alleen bij praten; de ideeën die ontstaan worden ook daadwerkelijk in de praktijk gebracht!

Maar eerlijk is eerlijk, we zijn nog niet waar we willen zijn. We beloven dat we hier dagelijks samen hard aan blijven werken. Dit doen we zodat jij en al jouw (toekomstige) collega’s zich thuis voelen binnen onze organisatie en omdat we geloven dat diversiteit en inclusie ons als organisatie nóg beter maakt.

Ons wervings- en selectieproces is hierbij van cruciaal belang, omdat het direct van invloed is op de samenstelling van onze organisatie. Door competentiegericht te werven beloven wij gelijke kansen te bieden aan jou als sollicitant. Dus, ongeacht wie je bent of waar je vandaan komt of van wie je houdt, we kijken ernaar uit om jouw sollicitatie te ontvangen.