Agent de soutien administratif a la gestion des etudes au Bureau du registraire

Le role principal et habituel de la personne salariee occupant cette fonction consiste a effectuer diverses taches administratives de nature complexe reliees a la gestion des etudes et a la gestion des dossiers etudiants. Elle assume la responsabilite de diverses operations et des processus administratifs en lien avec les activites de son unite. Elle repond aux demandes d'information, elle conseille et assiste les etudiants dans toutes les etapes de leur cheminement academique. Elle s'assure du respect des reglements et des politiques en vigueur et de l'application des procedures.

Exigences minimales du poste :

Scolarite

• Etre titulaire d'un diplome d'etudes professionnelles (D.E.P.) dans une discipline appropriee ou etre titulaire d'un diplome d'etudes secondaires (D.E.S.) ou etre titulaire d'un diplome ou d'une attestation d'etudes dont l'equivalence est reconnue par l'autorite competente.
  
  

Experience

• Cinq (5) annees d'experience pertinente.
• En l'absence de toute personne candidate repondant a cette exigence, la personne candidate ayant neanmoins une experience pertinente de plus de trois (3) annees sera admissible.
  
  

Autres exigences du poste :

• Habiletes pour les communications interpersonnelles ;
• Savoir transmettre de l'information ;
• Capacite a gerer des priorites ;
• Savoir travailler de facon autonome et sous pression ;
• Faire preuve de rigueur et etre oriente vers l'action ;
• Oriente vers la clientele ;
• Bonne connaissance du francais (oral et ecrit) ;
• Connaissance des logiciels et des environnements technologiques d'usage courant ;
  
  

Taches et responsabilites principales :

• La personne salariee prepare, verifie et analyse les dossiers etudiants de son unite. Elle coordonne les suivis administratifs se rattachant a l'admission, a l'inscription, a la reconnaissance des acquis, a la recommandation des sanctions et a la diplomation des etudiants. Elle assure le processus de l'evaluation des activites d'enseignement. Elle collabore a la planification de l'horaire des cours, a la gestion des programmes d'etudes et des activites de stage. Elle approuve les demandes qui relevent de sa competence et refere les cas derogatoires a la personne responsable. Aux cycles superieurs, elle s'assure des suivis administratifs des essais, des memoires et des theses.
• Elle assume la responsabilite de la creation et la validation du code permanent. Elle determine la base d'admission et procede a l'admission definitive des candidats. Elle etablit et codifie le statut de resident du Quebec. Elle recoit les demandes de revision de notes et effectue les suivis s'y rattachant.
• Elle agit comme intermediaire entre son unite et d'autres services de l'Universite ou d'organismes externes pour repondre a diverses demandes ou pour assurer les suivis appropries. Elle organise et participe a la realisation de diverses activites. Elle assiste a des reunions, redige les proces-verbaux et assure les suivis qui relevent de sa competence.
• Elle prepare des tableaux statistiques pour des fins administratives et pedagogiques. Elle assume la responsabilite de systemes de classement des dossiers, de fichiers et d'echeanciers relies a son domaine d'activite. Elle peut etre appelee a tenir l'agenda de son superieur.
• Elle peut etre appelee a initier au travail le nouveau personnel de son unite ou les personnes salariees occupant la meme fonction.
• Au besoin, elle accomplit toute autre tache connexe de meme niveau ou de niveau inferieur.
  
  

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L'UQO souscrit au programme d'acces a l'egalite en emploi. L'UQO invite les femmes, les membres des minorites visibles, des minorites ethniques, les autochtones et les personnes handicapees a presenter leur candidature.