Secretaire de direction au Departement de droit

Le role principal et habituel de la personne salariee occupant cette fonction consiste a effectuer diverses taches administratives et de secretariat de nature complexe et specialisee liees a la mission de son unite. Elle assiste la personne superieure immediate dans l'accomplissement de son mandat en assurant le suivi de certaines operations et elle voit a la bonne marche du bureau en son absence.

Exigences minimales du poste :

Scolarite

• Etre titulaire d'un diplome d'etudes professionnelles (D.E.P.) dans une discipline appropriee ou etre titulaire d'un diplome d'etudes secondaires (D.E.S.) ou etre titulaire d'un diplome ou d'une attestation d'etudes dont l'equivalence est reconnue par l'autorite competente ;
  
  

Experience

• Cinq (5) annees d'experience pertinente.
• En l'absence de toute personne candidate repondant a cette exigence, la personne candidate ayant neanmoins une experience pertinente de plus de trois (3) annees sera admissible.
  

Autres exigences du poste :

• Excellente connaissance du francais (oral et ecrit) ;
• Connaissance des logiciels et des environnements technologiques d'usage courant ; *
• Habiletes pour les communications interpersonnelles ;
• Savoir transmettre de l'information ;
• Capacite a gerer des priorites ;
• Savoir travailler de facon autonome et sous pression ;
• Faire preuve de rigueur et etre oriente vers l'action ;
• Oriente vers la clientele.
  
  

Taches et responsabilites principales :

• La personne salariee repond aux demandes de renseignements sur diverses questions variees et complexes dont le suivi des dossiers et des reunions, les politiques ou la reglementation liee aux activites de son unite. Elle regle certains problemes relevant de ses attributions. Elle assume un role de coordination et de communication entre plusieurs unites. Elle traite de l'information de nature confidentielle et strategique.
• Elle prend les dispositions relatives a l'agenda de la personne superieure immediate. Elle organise les voyages d'affaires et les rencontres selon les priorites et prepare les documents necessaires.
• Elle s'assure de la logistique des rendez-vous en reamenageant l'emploi du temps en fonction des urgences ou des imprevus.
• Elle prend connaissance du courrier et des courriels et les trie en fonction des priorites. Elle prepare les dossiers, effectue les recherches et les consultations requises. Elle redige a partir d'indications sommaires la correspondance et les documents relatifs a son unite. Elle effectue les suivis des dossiers et assure la diffusion de l'information. Elle procede aux achats de marchandises.
• Elle participe a la planification, a la preparation et a l'organisation de reunions et d'evenements relies aux activites de son unite. Elle assiste aux reunions, prend note des deliberations et redige un projet de compte rendu ou de proces-verbal. Elle prepare les resolutions et donne suite aux decisions qui relevent de ses attributions.
• Elle assume la responsabilite du systeme de classement des documents conformement au plan de classification. Elle applique la procedure d'archivage selon les regles prevues au calendrier de conservation. Elle effectue la mise a jour des dossiers, des fichiers informatises et de la page web de son unite.
• Elle tient a jour la comptabilite de l'unite, elle enregistre les depenses effectuees et fait sur demande un rapport des etats de compte, elle tient a jour les dossiers du personnel. Elle compile des donnees statistiques dans differentes bases de donnees.
• Elle peut etre appelee a initier au travail le nouveau personnel de son unite ou les personnes salariees occupant la meme fonction.
• Au besoin, elle accomplit toute autre tache connexe de meme niveau ou de niveau inferieur.
  
  

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L'UQO souscrit au programme d'acces a l'egalite en emploi. L'UQO invite les femmes, les membres des minorites visibles, des minorites ethniques, les autochtones et les personnes handicapees a presenter leur candidature.